Secrétariat Assistante de Direction
Système d’archivage et de gestion électronique documentaire
Spécifications - Fiche Pédagogique
A l’issue de la formation, les participants seront capables de :
- Mettre en place un classement efficace, accessible, fiable et évolutif
- Organiser un archivage permettant de répondre rapidement aux demandes de clients ou collaborateurs ;
- Utiliser les outils de management de la qualité pour la gestion de leurs documents.
Pédagogie interactive participative ; une série de discussions feront l’objet d’échange entre les participants et le formateur.
Etude de cas pratiques en atelier.
Chaque participant ressort de la formation avec son
plan d’action personnel, pour faciliter la
mise en œuvre des capacités acquises au cours de la formation.
Situer les besoins d'information.
Analyser l'information à traiter dans son service.
Connaître les différentes méthodes de classement, leurs
avantages et leurs limites.
Choisir la méthode de classement la mieux adaptée.
Mettre en œuvre les quatre principes d'un classement
efficace.
Réorganiser le classement.
Élaborer un plan de classement.
Choisir des titres de dossiers pertinents.
Structurer le contenu des dossiers en codifiant les
documents électroniques.
Garder ou jeter ? Identifier les bonnes
pratiques et les critères.
Connaître les durées légales de
conservation des documents.
Optimiser la consultation des archives.
Détruire ou faire détruire des archives.
Faciliter la recherche des documents.
Suivre le plan de classement avec Excel (tableau de bord).
Suivre les archives ou des dossiers spécifiques (par
exemple un projet).
Classer avec les logiciels de messagerie.
Communiquer avec l'équipe pour faire vivre le classement.
Archivistes ;
Secrétaires ;
Assistantes
de direction ;
Toutes
personnes voulant simplifier et améliorer son classement.
